Een room booking system: zo werkt het!
Met een room booking system reserveer je eenvoudig een ruimte. Het omvat alles wat met het reserveren en beheren van gedeelde ruimtes te maken heeft.
Met een room booking system zie je wat de huidige status van een ruimte is op een bepaald moment en wat de geboekte én beschikbare tijdssloten zijn. Alle informatie van de ruimtes wordt verzameld op één centrale plek. Een beschikbare ruimte reserveer je eenvoudig via een centraal beeldscherm of handige tool zoals een display aan de buitenkant van elke vergaderruimte. Ook is het mogelijk om de beschikbaarheid in te zien via je mobiele telefoon of via een groot display in de hal of kantine van het kantoorgebouw.
Als organisatie heb je veel baat bij dergelijke software, omdat het structuur in het gebruik van gedeelde ruimtes brengt. Daarnaast voorkom je frustraties en onnodige verwarring én neemt de productiviteit van je medewerkers toe.
De integratie van een room booking system
Room booking systems voor vergaderruimtes worden vaak geïntegreerd in kalendersoftware zoals Outlook of Topdesk. Hierdoor zie je als organisator zoal wie er deelneemt aan de geplande vergadering. Overige details als tijd en locatie en het kunnen bekijken of beheren van een vergadering in relatie tot hun agenda zijn ook inzichtelijk. Naast het reserveren van vergaderruimtes kunnen er ook koppelingen met cateringservices gemaakt worden.
Een andere veelvoorkomende integratie is met e-mailsoftware. Zo stuur je als organisator slechts een elektronische uitnodiging naar de deelnemers. De meest gebruikte reserveringssystemen voor vergaderruimtes bieden digital signage-functies, waarmee je de vergaderdetails buiten de vergaderruimtes ziet.
Wanneer kwalificeert een tool als reserveringssysteem?
Om in aanmerking te komen voor opname in de categorie ‘room booking system’ moet een oplossing:
- Een overzicht van de vergaderruimtes van het bedrijf weergeven, incl. de geplande vergadertijden en overige details
- Gebruikers met de juiste machtigingen toestaan om beschikbare vergaderruimtes te boeken, deelnemers uit te nodigen en afspraakdetails te wijzigen
- Beheerders voorzien van tools om gebruikersrechten, kamer-en resourcedetails en specifieke vergaderinformatie te wijzigen
- Historische data verzamelen. Hiermee kun je terugblikken op wat de bezettingsgraad van een ruimte is geweest het afgelopen kwartaal of half jaar bijvoorbeeld. Het stelt je in staat om te evalueren of je ruimtes niet te klein of te groot zijn.
Voorkom ergernissen dankzij room booking
Om efficiënt te kunnen werken vanaf kantoor heb je de juiste tools nodig. Vergaderruimtes optimaal inzetten is een groot onderdeel hiervan. Dankzij een integratie met bestaande systemen creëer je een oplossing die naadloos aansluit op hybride werken.
Vergaderen zonder een room booking system brengt enkele valkuilen met zich mee, waaronder:
- Niet meer kunnen vergaderen in een ruimte, omdat deze al bezet is (dubbele boekingen)
- Niet weten wélke ruimte je gereserveerd hebt
- Niet de juiste AV tools tot je beschikking hebben in vergaderruimtes
- Onnodig gebruik van vergaderruimtes
- Onverwachte onderbrekingen tijdens een vergadering
- Voorkomt gereserveerde lege ruimtes
Voordelen van een room booking system
Een room booking system heeft veel voordelen, waarmee je valkuilen en ergernissen kunt voorkomen. Het is bijvoorbeeld ook persoonlijk in te richten. Daarnaast kunnen werknemers verschillende rechten krijgen. Een boekingssysteem wordt voornamelijk gebruikt om vergaderingen, verkoopgesprekken, brainstormsessies en één-op-één-sessies te plannen. Enkele voordelen van een room booking systeem zijn:
- Inplannen kan via de computer of mobiele app voor tablet en telefoon
- Te koppelen met Outlook, Office365 en Google Calendar
- Altijd realtime inzicht, online en op een welkomscherm of zaaldisplay bij de deur
- Extra tijd is makkelijk bij te boeken
- Tijd- en kostenbesparend
Met een room booking system bespaar je dus tijd en geld. Ook wordt er effectiever gewerkt, wat op z’n beurt weer leidt tot meer werknemerstevredenheid. Wil je meer informatie over room booking? Neem dan contact op met onze solution specialist!
