Datalekken, hoe voorkom je ze?

Documenten veilig delen, rekening houden met de privégegevens van mensen en gevoelige informatie niet zomaar in de publieke cloud zetten. Vaak wordt hier niet goed over nagedacht. We printen, delen en uploaden alles zonder na te denken over de eventuele gevolgen. Niet heel slim. Maar liefst 24% van de werknemers deelt op frequente basis documenten buiten de firewall van hun bedrijf. Vaak gaat het hierbij om documenten met vertrouwelijke informatie, zoals CV’s, rapportages, contracten of belangrijke facturen. Het gevolg hiervan? Mogelijke datalekken die veel tijd én geld kosten. Zonde! Tijd om aan de bel te trekken. Begin met stap nummer 1: breng je werknemers op de hoogte van de consequenties van data risks of datalekken. Nog belangrijker: leer hoe je ze kunt voorkomen. Lees met ons mee.

Werken in de cloud zonder datalekken: hoe pak je dat verstandig aan?

Hoe voorkom je datalekken? Dát is de belangrijkste vraag. Maar hoe doe je dit? Al redelijk snel uit zich dit in een verbod op het delen van belangrijke documenten. Toch is dit niet altijd de beste oplossing. Het moet juist gemakkelijker worden om documenten en data te kunnen delen. De cloud is de aangewezen manier om dat te doen. Maar liefst 34% van de organisaties beheert documenten via de cloud. Maar hoe veilig is het opslaan van je data in de cloud?

Maak de keuze: private cloud of publieke cloud?

Wanneer je als organisatie gebruik wil maken van de cloud is het handig om eerst alle wensen in kaart te brengen. Dan pas maak je de keuze voor een private of publieke cloud. Want wat is nu het verschil en wat heeft het te maken met het voorkomen van datalekken? Om het voor jou wat overzichtelijker te maken, zetten we het hieronder op een rijtje en kun jij het beste afwegen welke cloud bij jouw organisatie past:

 

 

Publieke cloud      

Voordelen

Nadelen

 
  • Grote schaalvoordelen 
   

  • Open en dus minder veilig

 

  • Goedkoper dan private cloud     
 

  • Data staat op onbekende servers van externe dienstverleners.

 

  • Zelf geen systeemonderhoud      
 

  • Beperkte, generieke support

 

 

Private cloud     

 

Voordelen

Nadelen

   

  • Hogere veiligheid

 

 

  • Minder flexibel dan een publieke cloud

 

 

  • Volledige controle over data

 

 

  • Duurder dan een publieke cloud

 

 

  • Lagere latency en hogere snelheid    

 

 

 

Classificeer je data en bepaal wie wat mag zien

Heb je besloten welke cloud het beste bij jouw organisatie past? Dan is het tijd om je data te gaan classificeren. Want wat mag er nu wel en niet gedeeld worden? Welke data is gevoelig en welke minder confidentieel? Door data te classificeren kun je bepalen welke data mag worden gedeeld en welke data echt vertrouwelijk is. Houd hier ook rekening mee wanneer je documenten print. Want hoe ga je om met vertrouwelijke informatie die je moet printen? Kan dat zomaar? Leg dit vast om datalekken te voorkomen.

In de mobiele printomgeving is privacy een gevoelig gegeven. In de praktijk blijkt dat veel lekken door onzorgvuldig printgedrag worden veroorzaakt. Vertrouwelijke informatie wordt bijvoorbeeld geprint op gedeelde printers. Hierdoor ontstaat er een grotere kans dat anderen deze gegevens kunnen inzien. Zet je printers daarom op een veilige plaats waar vrije toegang niet van toepassing is. Nog belangrijker: train je werknemers om zo risicoloos mogelijk printen.

Denk aan je printgeheugen

Hoe pak je dat nou praktisch aan? Voorkom datalekken en begin bij het geheugen van je printer. Documenten blijven in het geheugen van een printer staan totdat de printschijf vol is.  Hierdoor is het gemakkelijk om de documenten die nog in het geheugen staan van de printer nogmaals uit te printen. Print jij jouw salarisstrook op kantoor? Zorg dan dat je dit document achteraf wist uit de geschiedenis van de printer. Zo kunnen jouw collega’s niet nogmaals het document printen en erachter komen wat jij maandelijks binnen harkt. Dat gaat niemand wat aan, toch?

Hiernaast kunnen hackers ook verbinding maken met de printer via het WiFi-netwerk en het printgeheugen uitlezen vanaf een andere locatie. Wil jij dus voorkomen dat gevoelige informatie via een printer in de wijde wereld terecht komt? Dan is het van groot belang dat jij je printer goed beveiligt.

Mobiel printen. Productief of gevaarlijk?

Bij datalekken wordt vaak niet gedacht aan een printomgeving. Want wat kan er nu misgaan bij het uitprinten van een document? Tegenwoordig is de kantoorapparatuur veel geavanceerder en zijn ingebouwde besturingssystemen of geïntegreerde, cloud-based documentoplossingen standaard geworden. Hiermee wordt de productiviteit van een mobiele werkomgeving verhoogd. Toch brengt het ook gevaren met zich mee, waaronder de grotere kans om gehackt te worden.

Maar liefst 20% van de organisaties investeert geen tijd of geld in het verbeteren van de veiligheid rondom het delen van hun documenten en de bijhorende systemen. Best vreemd gezien 70% van de Europese ondernemingen al door ten minste één datalek getroffen is door hun eigen printers.

Waar vroeger in iedere ruimte een aparte printer stond, werkt nu een hele afdeling met één multifunctionele printer. Doordat we nu vaak overal kunnen werken, printen we vanuit thuis of een andere locatie. Handig, maar ook dit is niet altijd even veilig. Maak daarom gebruik van de volgende tips:

  • Laat geen documenten achter: controleer na het printen altijd of er geen originele papieren zijn achtergebleven.
  • Vertel nooit aan externe personen welke apparaten er intern gebruikt worden: voor een hacker is dit interessante informatie.
  • Wees je bewust van het printergeheugen of zet de geheugenfunctionaliteit uit: Hiermee kan iemand een eerder afgedrukt document nogmaals laten afdrukken.
  • Gebruik een gepersonaliseerd wachtwoord: Met een eigen uniek wachtwoord heb je beter inzicht in wie wat print.

Zo creëer jij in een handomdraai een efficiënte én veilige printomgeving!

Ga digitaliseren – Start bij jouw printafdeling. Hoe pak je dat aan?

Vrijwel elk bedrijf ondergaat een digitale transformatie. Je maakt daarbij steeds meer gebruik van nieuwe technologieën Maar hoe pak je dat nou goed aan zodat het beheersbaar en betaalbaar blijft? Simpel, je begint bij print.

Download de whitepaper en start direct met digitaliseren in jouw organisatie. Of meer weten over Document Management? Download de infographic.