Referentiecase

Scania: Goed voorbereid op weg. Volledig geautomatiseerde document workflow

Scania is een wereldwijd transportbedrijf met het hoofdkantoor in Södertälje in Zweden. Zij wilden hun papierwerk efficiënter organiseren en deze handmatige, tijdrovende processen automatiseren. Het doel was om een flinke kostenbesparing te realiseren door de documentworkflow te automatiseren.

Volledig geautomatiseerde processen

Bespaar tijd en geld door papierwerk efficiënter te organiseren. Bedrijven printen nog steeds veel documenten zoals facturen. Scania, een wereldwijd transportbedrijf met hoofdkantoor in Södertälje, Zweden, wilde deze handmatige, tijdrovende processen automatiseren. Het doel was kostenbesparing door de documentworkflow te automatiseren. Om het ingewikkelder te maken, Scania werkt met SAP, een enterprise ERP-systeem. Voor een maximale efficientie moest de gekozen oplossing dus geïntegreerd worden in SAP. En voor dit grote project zocht Scania de juiste partner. Scania is sinds 2012 een klant van ARP Nederland. Ze hebben het hele printproces uitbesteedt aan ARP – door gebruik te maken van Managed PrintingServices. Scania was hier zo tevreden over dat ze besloten, om samen te werken met ARP en een derde partij, om de documentworkflow te automatiseren. ARP en Scania besloten vervolgens om samen te werken met Nuance, omdat de Proof-of-Concept goed was.

Afbeelding voor in tekst_Scania vrachtwagens_Refcase_Scania.jpg

Zakelijke uitdagingen eenvoudig en snel oplossen

Na verschillende meetings en het proces in kaart gebracht te hebben, bleken drie zakelijke processen voor verbetering vatbaar: Ze wilden ten eerste de hele documentworkflow geautomatiseerd hebben. Met hun onderhoudsgarages in België en Nederland, moest alles rondom werkorders en facturen handmatig gebeuren. Ten tweede werden mailings per post naar de klanten gestuurd. Als mailings niet afgeleverd konden worden, dan moesten deze adressen handmatig worden uitgezocht.

Door deze in te scannen en te converteren naar doorzoekbare documenten, wordt veel tijd bespaard en kan de adreslijst makkelijk bewaard worden. Ten derde wilden ze facturen digitaal naar klanten kunnen sturen en / of per post, wanneer geen e-mailadres in het ERP-systeem bekend is. Hiermee kan Scania makkelijker facturen sturen naar klanten, “We waren verbaasd over de eenvoud, betrokkenheid en inzet bij het oplossen van onze zakelijke uitdagingen,” aldus de IT-manager bij Scania.

Nuance stelde AutoStore als oplossing voor. Hiermee kan Scania scans van service-orders ontvangen, deze in een doorzoekbare PDF converteren voor storage en de PDF opslaan in een netwerkmap, inclusief barcode-informatie. Ook kan Scania dankzij deze oplossing een workflow creëren, om gescande adresformulieren te accepteren en verwerken, om zo het bewaren van e-mailadressen te vergemakkelijken. Nuance heeft ook een Output Manager geïnstalleerd en geconfigureerd met een mailbox en een printer. Hiermee kunnen facturen direct naar een beveiligde printer worden gestuurd.

Meer dan 100 werknemers gebruiken nu deze oplossing op basis van Output Manager en Auto- Store. Hiermee kunnen ze efficiënter en productiever werken.

Afbeelding voor in tekst_Scania vrachtwagens op de weg_Refcase_Scania.jpg

Printvolumes drastisch verlagen

Scania bespaart tijd en geld door Output Manager te gebruiken en zo het printvolume te verlagen. Het bedrijf printte en verstuurde maandelijks duizenden facturen. Dit aantal is gedaald naar 25 procent, waardoor geld bespaard wordt op papier en postzegels en medewerkers facturen niet meer handmatig hoeven af te handelen. Daarnaast ontvangt Scania de betalingen veel sneller, omdat de facturen niet langer per post worden verstuurd. De combinatie van Output Manager en AutoStore betaalt zichzelf terug binnen zes tot acht maanden na implementatie. Output Manager en Auto- Store zijn slimme investeringen voor Scania, want ze besparen tijd en geld, met de mogelijkheid om de automatisering af te stemmen op bestaande zakelijke processen zoals facturen.

“De door ARP geleverde oplossing werkte niet alleen als verwacht, maar ook betaalde zij zichzelf snel terug en verhoogde de productiviteit. Het kunnen stroomlijnen van het scannen en verwerken van de facturen, betekent dat facturen sneller uitgestuurd – en dus betaald worden, waardoor ons bedrijf vooruitgang boekt,” aldus de IT manager bij Scania. ARP en Scania bekijken nu samen de zakelijke processen van Scania, op zoek naar nieuwe mogelijkheden om processen te optimaliseren, automatiseren en zodoende kosten te besparen.

"De door ARP geleverde oplossing werkte niet alleen als verwacht, maar ook betaalde zij zichzelf snel terug, verhoogde de productiviteit en zorgt ervoor dat ons bedrijf vooruitgang boekt."

IT manager, Scania

#

Meer weten?

Neem contact op met Frits de Boer, Business Consultant Managed Print Services.