Blog

Hybride werken beleid: Je wilt aan de slag, maar hoe?

Hybride werken, we doen het inmiddels allemaal. Kun jij het je nog herinneren, welke bedrijfsimpact het thuiswerken in het begin had? Het was even wennen, maar inmiddels is het de nieuwe norm. Werknemers vinden het fijn om privé en werk naar eigen inzicht te combineren. Ze kunnen zich beter concentreren, besteden hun tijd efficiënter én jij bespaart energie in je kantoorpand. Ook is de lange reistijd passé. Klinkt goed, toch? Maar er komt ook veel bij kijken. Hoe implementeer je een hybride werken beleid dan het beste? Wij geven je vijf tips.

Een hybride werken beleid als norm

Hybride werken betekent simpelweg dat we gedeeltelijk thuis, en deels op kantoor werken. De vorm die dit aanneemt, verschilt per organisatie en zelfs per werknemer. Mensen hebben toch behoefte aan sociaal contact en zoeken het samenwerken vanaf de vertrouwde kantoorruimte op.

Voor de IT-afdeling brengt het hybride werken heel wat veranderingen met zich mee. Ondersteuning vindt ook plaats op afstand en de servicedesk moet langer bereikbaar zijn. Ook moet je als organisatie een beslissing nemen over zaken zoals cloud-activering van software, IT-security voor het home office en het verdelen van de werkplekken. Met de volgende tips kom je een heel eind op weg met hybride werken.

Tip 1: Introduceer Activity Based Working

Activity Based Working (ABW) is een werkstijl die werknemers in de gelegenheid stelt om effectief samen te werken vanaf diverse werkplekken, hybride werken dus. Creëer een werkruimte die ‘on demand’ beschikbaar is. Laat medewerkers hun werkplek tijdig reserveren via een strak werkplekbeheer in de cloud, zodat je altijd overzicht hebt op de kantoorbezetting. Zorg daarnaast dat je systeem dezelfde flexibiliteit biedt als jij van jouw werknemers verwacht. Dit bevordert niet alleen het werkgemak en plezier, maar ook de productiviteit. Meer weten over Activity Based Working? Download nu het e-book hybride werken.

Tip 2: Waarborg je workflow

Hybride werken betekent ook verandering voor het waarborgen van je continuïteit. Vaak kunnen medewerkers vanuit thuis niet inloggen op bedrijfsapplicaties zoals SAP en CRM-systemen, wat zorgt voor een verstoring van de workflow. Neem de werkwijze van je IT-afdeling eens onder de loep om er zeker van te zijn dat die in kan spelen op de nieuwe situatie. Zo voorkom je escalaties. Heb je de benodigde kennis niet in huis? Dan kun je overwegen om hier een externe IT-partner voor in te huren. Die kan zo bijdragen aan een soepele voorzetting van de werkzaamheden van je werknemers.

Tip 3: Zorg voor goede hardware

Als je medewerkers vanuit thuis aan het werk zijn, wil je voorkomen dat zij hun werkzaamheden verrichten op hun mogelijk onbeveiligde privélaptop. Zorg daarom voor goed beveiligde bedrijfslaptops met de juiste schermgrootte (een 15, 16 of een 17,3 inch scherm). Houd ook rekening met het aanbieden van oudere aansluitingen, afhankelijk van de behoeften binnen je organisatie. Wil je de full package? Dan zou je kunnen overwegen om daarnaast te investeren in overige hardware zoals extra monitors en/of toetsenborden voor thuis. Zo faciliteer jij het hybride werken perfect voor jouw medewerkers.

Tip 4: Beveilig je data én je devices

Cybercriminelen komen steeds vaker aan bedrijfsgegevens. Met een ijzersterke beveiliging steek jij daar een stokje voor. Maar, hoe beveilig je jouw data en devices op een effectievere manier? Zorg voor een 2factor-authenticatie, waarbij dubbele wachtwoorden zijn vereist bij het inloggen in een bestand of apparaat. Daarnaast is het verstandig om te werken met een biometrisch wachtwoord, tokens, NCF-badges of virtuele certificaten. Kies je voor Mobile Device Management (MDM)? Dan is het mogelijk om een apparaat op afstand te bedienen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het wissen of locken van gegevens.

Tip 5: Kies voor de juiste digitale collaboration tool

Zoom, Teams, Google Meet, Slack, you name it. In het afgelopen jaar zijn we allemaal vertrouwder geworden met deze online tools. Het hebben en kennen van de geschikte collaboration tool is belangrijker dan ooit tevoren. Wellicht heb je destijds een overhaaste beslissing genomen. Daarom is het aan te raden om de volgende punten te (her)overwegen: hoe zit het met de beveiliging? Moet iedereen een verplicht account hebben om deel te kunnen nemen? Hoe is de kwaliteit van het beeld en geluid? Het doel is om een gebruiksvriendelijke solide oplossing te vinden, die bijdraagt aan de werkflow van medewerkers en leidt tot tevredenheid van partners en klanten.

Meer weten over een hybride werken beleid?

Het is duidelijk dat we in de toekomst steeds meer hybride gaan werken. Een bijkomend voordeel hiervan is dat het werkgeluk onder werknemers toeneemt. Dat is mooi, maar je moet het wel kunnen faciliteren. Wil jij weten hoe je binnen jouw organisatie beter om kunt gaan met hybride werken?

Download ons gratis e-book over hybride werken. Of neem hieronder gerust contact op met Jef, een van onze hybride werken specialisten.

#

Meer weten?

Neem contact op met Anouk Offermanns, Consultant Workplace & Mobility.

Vorige
Telewerken: begin met een thuiswerkbeleid
Volgende
Een AV specialist ondersteunt hybride werken | Hoe zit dat?