Het Nieuwe Werken: gebruikersprofielen en persona’s voor je werknemers

Gebruikersprofielen maken voor je werknemers, heb jij het al eens gedaan? En waarom zou je het juist nu (opnieuw) moeten doen? De afgelopen maanden hebben bedrijven in een recordtempo het nieuwe werken moeten omarmen. Ontwikkelingen die normaal gesproken nog jarenlang op zich hadden laten wachten zijn in een stroomversnelling terechtgekomen. Met behulp van de nieuwste technologieën zijn werknemers flexibeler geworden in hoe en waar ze werken. Hoe ga je daar als organisatie mee om? Met behulp van gebruikersprofielen, ook wel persona’s genoemd, breng je de behoeften van je werknemers makkelijk in kaart.

Waarom werken met gebruikersprofielen?

We werken niet alleen een stuk meer vanuit thuis, we gaan ook anders met om met het verdelen van werkuren. Daarnaast lopen werk en privé steeds meer in elkaar over. Dat alles zorgt ervoor dat de behoeften van werknemers in korte tijd drastisch veranderd zijn. Het maken van gebruikersprofielen helpt jou om de behoeften van je werknemers in kaart te brengen op het gebied van IT. Hoe het werkt?

Elk gebruikersprofiel vertegenwoordigt een bepaald type of een bepaalde groep werknemers. Elk profiel heeft grotendeels dezelfde werkzaamheden en IT-voorkeuren. Je standaardiseert op deze manier de wensen op het gebied van hardware en software. Hiermee heb je een tool in handen waarmee je niet alleen je bedrijf optimaal laat functioneren, maar ook je medewerkers tevreden mee houdt. Want net als consumenten, willen medewerkers een persoonlijke benadering.

Aan de slag met gebruikersprofielen in 3 stappen

1. Inventariseer de werknemerstypes binnen je bedrijf
Kijk verder dan één standaardmedewerker. Dat leidt tot ontevredenheid en weerstand. Voldoe aan de wensen en behoeften van de verschillende type werknemers door de juiste informatie te verzamelen van zakelijke en persoonlijke behoeftes. Zo creëer je een algemene omschrijving per type medewerker. Zo weet jij precies welke gebruikersprofielen er zijn binnen jouw organisatie. Op basis daarvan kun jij je werknemers optimaal voorzien van de juiste middelen en een op maat gemaakte werkomgeving voorzien. Dit is het grootste voordeel van gebruikersprofielen binnen organisaties. Onderzoek heeft uitgewezen dat dit zich op lange termijn uit in hogere productiviteit, minder verzuim en gelukkigere werknemers. Tijd om te gaan inventariseren.

2. Maak verschillende categorieën
Als je de verschillende behoeften van je werknemers eenmaal in kaart hebt gebracht is het slim om de verschillende types in een overzicht te zetten en onder te verdelen in verschillende categorieën. Denk hierbij aan categorieën zoals functietitel, senioriteit en locatie, maar vermeld ook welke werkzaamheden, applicaties en tools van toepassing zijn voor een bepaald type werknemer. Als dit overzicht eenmaal hebt overzicht hebt zie je precies welke medewerkerstypes welke werkzaamheden en behoeftes hebben op het gebied van IT en is je gebruikersprofiel compleet. Tip: als je twijfelt over de eigenschappen kan het nuttig zijn om een aantal interviews uit te voeren binnen je organisatie of een enquête te houden. Zo krijg je snel en eenvoudig meer informatie!

3. Bedenk persona’s en geef ze een naam
Als je eenmaal weet welke gebruikersprofielen er binnen je bedrijf zijn, kun je persona’s bedenken. Elke persona vertegenwoordigt de wensen van een groep medewerkers met vergelijkbare werkzaamheden en behoeftes. Dit persoonlijke profiel kun je zo uitgebreid maken als je zelf nodig vindt. Voeg bijvoorbeeld vaak voorkomende karaktertrekken of veelgebruikte privé-apps toe. Door ze namen en menselijke eigenschappen toe te kennen zorg je ervoor dat het management en de rest van de organisatie zich kan inleven in de wensen en behoeften van de verschillende type werknemers.

Meer weten?

Wil je graag meer informatie over persona’s en het nieuwe werken? Download dan nu ons whitepaper Het Nieuwe Werken of neem vrijblijvend contact op met een van onze specialisten.