Altijd en overal samenwerken

Hoe wordt er binnen jouw organisatie samengewerkt? Kan iedereen altijd en overal samenwerken en met ieder device? De uitbraak van het coronavirus heeft de behoefte hieraan alleen maar versterkt. In deze blog lees je wat de mogelijkheden zijn en hoe je hiermee het beste resultaat behaalt.

We werken met zijn allen steeds vaker flexibel en mobiel. Goed samenwerken is nóg belangrijker wanneer niet iedereen op dezelfde locatie aanwezig is. Een collega even snel aan de jas trekken om kort te overleggen gaat immers niet meer. In plaats daarvan maak je gebruik van digitale middelen. Denk aan één zakelijk platform waarmee je vanaf elk device bestanden kunt delen. En waarmee je ook kunt chatten, bellen, videobellen en vergaderen.

Zorg voor gemak met de juiste tools

Een meeting plannen met collega’s en klanten die regelmatig onderweg zijn is vaak erg lastig. Probeer alle agenda’s maar eens op elkaar af te stemmen zodat jullie allemaal op hetzelfde moment ergens aanwezig zijn. Met de juiste video conferencing tools is dit een stuk makkelijker.

Daarmee hoeft niet meer iedereen aanwezig te zijn in dezelfde ruimte en je kunt derden deel laten nemen aan de vergadering, ongeacht hun locatie. Externe en ambulante medewerkers zijn hierdoor beter beschikbaar omdat ze niet allemaal tegelijkertijd op één locatie aanwezig hoeven te zijn. Maar ook meetings met bijvoorbeeld managers en buitendienstmedewerkers zijn op deze manier makkelijker in te plannen. Ook productief thuiswerken? Check onze infographic. 

Maak je documenten altijd beschikbaar

Waarschijnlijk herken je deze situatie wel: iemand slaat een bestand lokaal op, stuurt dit door via de mail en vervolgens is het bestand nergens meer terug te vinden. Het gebeurt iedereen wel eens. Maar het is niet efficiënt en het kost onnodig veel tijd om de juiste bestanden weer terug te vinden. Ook wanneer een bestand wordt aangepast en vervolgens weer wordt doorgemaild, zorgt voor een wirwar van mailverkeer. Dit maakt het allemaal erg onoverzichtelijk, inefficiënt en bovenal frustrerend. Zo kun je niet optimaal overal samenwerken.

Zorg er daarom voor dat je documenten altijd beschikbaar zijn voor je medewerkers. Zo kunnen ze documenten eenvoudig met elkaar delen en zijn ze altijd terug te vinden. Maar wat doe je met documenten die niet voor iedereen inzichtelijk mogen zijn? Er zijn verschillende oplossingen mogelijk waarbij je met behulp van een applicatie via alle devices toegang hebt tot je bestanden. Het is zelfs mogelijk om deze bestanden snel te bewerken en te delen, of dit nu een eenvoudige tekst of complexe presentatie betreft.

Houd grip op je mobiele devices

In elke organisatie worden steeds meer mobiele devices gebruikt. Vooral als mensen onderweg zijn wordt daar ook op zakelijk gebied veel informatie mee uitgewisseld. Heb je al een beleid opgesteld voor het gebruik van tablets en smartphones? Hiervoor kun je Mobile Device Management (MDM) inzetten. Dat is een beveiligingssoftware die je gebruikt om de mobiele apparaten van medewerkers te monitoren, te beheren én te beveiligen.

Op deze manier beheer je alle mobiele devices via één centrale plek en behoud je het overzicht en de controle. Je kunt devices hiermee bijvoorbeeld softwarematig opdelen in een zakelijke en privé-omgeving. Zo lekken er geen gegevens tijdens privégebruik. Het merk of type device maakt niet uit, dus je hebt altijd grip op het beheer en de veiligheid ervan.

Maak gebruik van Unified Endpoint Management

Maar het kan nóg efficiënter met Unified Endpoint Management (UEM). Dit is een schakel tussen Mobile Device Management en traditionele managementtools. Hiermee heb je een geïntegreerd platform voor het beheer van endpoints, eindgebruikers en alles daartussenin. Met UEM kun je alle devices beheren vanuit één omgeving. Of dat nu smartphones, tablets, laptops of desktops zijn. De beheerder kan eenvoudig policies inregelen en rechten toewijzen of intrekken.

Zo maak je het beheer van je desktops, laptops en mobiele devices goedkoper, sneller én efficiënter. Als bijkomend voordeel kom je hiermee ook tegemoet aan de wensen van je medewerkers. Omdat je hen de mogelijkheid geeft om hun zakelijke device optimaal te gebruiken, ook privé. Naast het feit dat zij meer uit hun devices halen en sneller kunnen werken, creëer je tevreden medewerkers die harder werken voor je organisatie.

Wil jij ook altijd en overal kunnen samenwerken?

Benieuwd naar hoe jij in jouw organisatie kunt beter op afstand kunt? Welke tools er zijn, wat de mogelijkheden hiervan zijn en wat het kan opleveren? Leg jouw uitdagingen voor aan onze specialist en laat je vrijblijvend adviseren.

Of liever nog even verder lezen? Download onze whitepaper Better Meetings of onze infographic Collaborate from anywhere.